APLICACIÓN
INTEGRADA
DE
GESTIÓN
PROFESIONAL

J O B

SIMA sl
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08028 BARCELONA
( Barcelonès )
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ÍNDICE


INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN

Para instalar las aplicaciones JOB se debe disponer como mínimo de un ordenador con sistema operativo compatible MS-DOS© versión 2.00, 400 KB de memoria disponible, monitor monocromo, disco fijo y unidad de CD-ROM.


DR-DOS, MS-DOS Y COMPATIBLES
Para proceder a la instalación o actualización de la aplicación, se insertará el CD-ROM suministrado y desde el indicador del sistema, normalmente C:\>, se escribirá 'D:JOBINS' y se pulsar  [Enter]. Caso que la unidad de CD-ROM no fuese la 'D:', se escribirá la letra que corresponda en su lugar.


MS-WINDOWS
Para proceder a la instalación o actualización de la aplicación, se pulsará  SETUP, se seleccionará 'Ejecutar desde InterNet' y se responderá 'Sí' o 'Aceptar' a la petición de conformidad para ejecutar el programa de instalación.


RED LOCAL
Después de instalada la aplicación por qualquiera de los dos métodos indicados, se debe configurar cada terminal. Para ello, para cada terminal se creará un directorio de uso particular y se asignará a la variable de entorno 'TERM', por ejemplo :

C:\>MD C:\TERM
C:\>SET TERM=C:\TERM\

Para configurar la pantalla y la impresora, una vez se haya instalado la gestión o gestiones, se ejecutará :


Después de configurada la aplicación para el ordenador o terminal, se podrá utilizar ejecutando el proceso JOBFIN.BAT.


Siempre que sea necesario se podrá cambiar la configuración del sistema por el procedimiento citado.


PRIMER CONTACTO CON LA APLICACIÓN

Cuando se ejecuta la aplicación, lo primero que aparece es el denominado menú general de la aplicación.


Antes de empezar a trabajar debemos saber como funciona el teclado del ordenador y las entradas comunes a toda la aplicació, tal y como se explica en CONCEPTOS GENERALES.


Seguidamente, se detallan las opciones que ofrece el menú de la aplicación.


GESTIÓN VERTICAL
La gestión de vertical consta de los puntos:
TRATAMIENTO DE FICHEROS
Proceso de definición de todos los datos correspondientes a la gestión así como de las tablas que se utilizarán en diferentes procesos posteriores.

1 TRATAMIENTO DE TABLAS

Definición de las tablas necesarias para una mayor agilidad y claridad en la introducción de los datos y en su clasificación posterior.

Conceptos que se utilizarán en la entrada de gastos. Esta tabla es común con la de gestión horizontal. Se recomienda utilizar conceptos genéricos, evitando la inclusión de fechas, períodos y referencias a clientes para optimizar el tamaño de la tabla y evitar errores y duplicidades.

Códigos y nombres de los bancos a efectos de introducción de C.C.C. (código cuenta cliente). Se deben utilizar los códigos asignados por el Consejo superior Bancario, puesto que en caso contrario los C.C.C. serían incorrectos y se originaría la devolución de los cargos.

Conceptos que se utilizarán en la entrada de cargos a los inquilinos. Se recomienda utilizar conceptos genéricos, evitando la inclusión de fechas, períodos y referencias a departamentos para optimizar el tamaño de la tabla y evitar errores y duplicidades.

Índices de precios al consumo para revisar rentas libres. Se debe indicar como fecha del índice la fecha en la que lo utilizaremos. Así si utilizamos el índice correspondiente al mes de junio para revisar los departamentos con revisión en el mes de agosto, deberemos introducir como fecha del índice la del mes de agosto. Para más detalle, remítase a REVISIÓN DE RENTAS LIBRES.

Módulos de revisión de rentas limitadas. Se usa en REVISIÓN DE RENTAS LIMITADAS.

Industriales o proveedores a efectos de poder controlar los pagos a efectuar correspondientes a facturas recibidas y de poder relacionar posteriormente las operaciones superiores a 3.005'06 euros.

Listado de todas las tablas definibles en gestión vertical.

Alta, modificación, consulta y baja de fichas de la propiedad de fincas o departamentos en vertical. Cuando exista una asociación de cualquier tipo entre varias personas para la explotación de una propiedad, se dará de alta como propietario sólo la sociedad. Según reglamento, el sujeto pasivo para la tributación de I.V.A. es siempre la sociedad aunque a efectos de tributación de impuestos pueda estar sujeta a transparencia fiscal.

Alta, modificación, consulta y baja de fichas de part¡cipes en las propiedades de fincas o departamentos en vertical. En este apartado sólo se indicarán los datos del part¡cipe, debiéndose introducir después en PARTICIPACIONES los porcentajes de reparto de las diferentes liquidaciones.

Hay que tener presente que un part¡cipe sólo tiene cargos y abonos procedentes de su porcentaje sobre las liquidaciones. Consecuentemente, no podrá tener ningún movimiento que le afecte sólo a él.

Si un part¡cipe puede tener movimientos en su cuenta, se debe abrir como propietario, indicándole 0 copias de liquidación y seleccionando hoja de saldos. Se le abrirá también una ficha de liquidación pero no se abrirán departamentos. Después, se le asignará sobre esta liquidación un 100% por PARTICIPACIONES. Todos los movimientos particulares del part¡cipe se pasarán entonces por esta liquidación.

Alta, modificación, consulta y baja de fichas de liquidación a propiedades en vertical. Una liquidación puede ser cualquier grupo de pisos que deseemos liquidar conjuntamente a un propietario independientemente de su dirección. Aún no siendo necesario, es interesante a efectos de aumentos por obras, que cuando un propietario posea una finca entera, se dé de alta como una liquidación separada del resto de departamentos que tuviere.

Alta, modificación, consulta y baja de fichas de departamentos en vertical. En este proceso sólo se indicarán los datos del departamento e inquilino, debiéndose introducir después en MANTENIMIENTO DE RECIBOS o por AUMENTOS AUTOMÁTICOS los cargos del recibo.

Cuando finalice un contrato de arrendamiento, se procederá a marcarlo como baja, a cambiarle el código por CAMBIO CÓDIGO DE FICHAS y a dar de alta nuevamente el piso con el mismo código a efectos de poder obtener después un libro registro de I.V.A., una relación anual de operaciones y unos resultados de explotación reales y exactos.

Definición de aquellos cargos que periódicamente se cargarán en las liquidaciones. Los honorarios de administración, suplidos y retenciones diversas se calculan sin necesidad de crear un cargo automático. Los honorarios y suplidos adicionales se deberán crear usando como concepto el definido en PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN para que se traten como ingresos de la administración además de como gastos de la finca.

Definición de los porcentajes de reparto de las liquidaciones entre los diferentes part¡cipes creados en MANTENIMIENTO DE PARTICIPES. Si a la propiedad le corresponde una participación, no es necesario darla de alta como part¡cipe puesto que el sobrante del saldo después de efectuado el reparto siempre se transfiere a la cuenta de la propiedad.

Porcentajes de honorarios que para cada género de concepto definido en PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN se cargarán a la propiedad según el mes de expedición de los recibos.

9 LISTADOS DE FICHEROS

Listados de los diferentes ficheros definidos en TRATAMIENTO DE FICHEROS.

Listados básicos de fichas.

Listado resumido de fichas organizado en propietarios, part¡cipes en la propiedad, liquidaciones de la propiedad y departamentos integrantes.


RECIBOS

Definición, variación, repercusiones y emisión de recibos.

Alta, modificación, consulta y baja de conceptos de recibo. Ha de tenerse muy presente que los datos que aparecen son los correspondientes al último recibo preparado. Si se desea visualizar cómo aparecerá el próximo recibo, debemos solicitar un avance de PREPARACIÓN DE RECIBOS.

Se recomienda no utilizar este punto para la variación de recibos puesto que no quedará constancia del cambio producido. Para ello, remítase siempre a AUMENTOS AUTOMÁTICOS.

2 AUMENTOS AUTOMÁTICOS

Procesos de variación de cualquier concepto de recibo siguiendo diversas modalidades según la naturaleza del aumento.

Todos los aumentos se pueden aplicar a una fecha valor y de forma indefinida o un número determinado de veces. Los atrasos siempre se aplican a la fecha valor del aumento y por una sola vez.

Mediante la opción de notificación cada aumento se relaciona con un texto a efectos de comunicar al inquilino la variación. La carta se emitirá posteriormente por CIRCULARES POR NOTIFICACIÓN.

Variación lineal o porcentual de un concepto a todo un grupo de departamentos con posibilidad de cálculo de atrasos, exclusiones automáticas o manuales y modalidad total, revisión, servicios y basuras.

Variación de rentas según los índices de precios al consumo definidos en MANTENIMIENTO ÍNDICES PRECIOS AL CONSUMO. Según la fecha del contrato, se revisa la renta en virtud de la legislación que le sea de aplicación.

Variación de rentas según los módulos publicados e indicados en MANTENIMIENTO MÓDULOS LIMITADA.

Relación de departamentos desocupados o próximos a vencer el contrato.

Alta, modificación, consulta y baja de los recibos de I.B.I. para repercutir a los inquilinos y cargar a los propietarios.

Revisión de los importes cargados por I.B.I. a los diferentes departamentos según el recibo entrado por ENTRADA RECIBOS I.B.I..

Reparto del coste de las obras efectuadas a la finca o departamento según acuerdo o según la L.A.U. en vigor.

Alta, modificación, consulta y baja de los importes que por consumos del departamento corresponda aplicar.

También se puede utilizar este punto para introducir todo tipo de aumentos y se recomienda su uso cuando se deba incrementar a un grupo de departamentos unos importes que no guarden ninguna relación entre sí.

Listado de todos los aumentos que entrarán en vigor entre unas fechas determinadas.

Es recomendable emitirlo antes de efectuar la PREPARACIÓN DE RECIBOS para verificar si todos los aumentos son correctos y han sido notificados.

Téngase presente que los aumentos que se considerarán en la preparación serán todos aquellos anteriores a la fecha de emisión.

Cálculo de los recibos y aplicación de los aumentos pendientes a todos los departamentos. Es imprescindible ejecutar la preparación para poder emitir los recibos. Se pueden preparar tantas veces como sea necesario.

No se puede preparar dos recibos de un mismo departamento con el mismo número de emisión. Se aconseja usar los números de emisión 1 a 12 para las emisiones normales de cada mes y los superiores para emisiones especiales. Para éstas, normalmente se usará el número del mes sumándole 20, 40 ó más según el tipo de concepto que facturemos. Cuando el volumen de emisiones es muy alto, se puede usar como número el de la semana de la emisión.

Es recomendable emitir primeramente un avance de la preparación para comprobar que los recibos y conceptos que se preparan son los correctos. Se recomienda igualmente el uso de la opción resumen por concepto conjuntamente con la RELACIÓN DE VARIACIONES a efectos de un más ágil cotejo con el avance del mes anterior.

Si se debe anular un recibo ya preparado, el número de factura emitida del propietario se conserva y se asignará al siguiente recibo que se prepare.

Emisión de los recibos a pasar al cobro, de sus copias para archivo, de las remesas de cobro y la contabilización de los recibos. La contabilización será siempre el último de los tres procesos, pudiéndose por contra, emitir antes la remesa que los recibos.

Después de contabilizados los recibos, se podrá proceder al TRASPASO RECIBOS A DISKETTE.

Para los recibos en soporte magnético es altamente aconsejable emitir copia en papel para prevenir el posible extravío del documento bancario.


MOVIMIENTOS DIARIOS

Procesos destinados al mantenimiento diario de la contabilidad de las propiedades y a su control.

Procedimiento para introducir cualquier movimiento, tanto de cobro como de pago por cuenta de un propietario. Al igual que en aumentos automáticos, a cada asiento de caja se le asigna un fecha de valoración, pudiéndose así realizar cualquier previsión de movimiento.

Listado de los asientos entre dos fechas. Es recomendable archivar los diarios de caja.

Validación de los asientos de entre dos fechas. Hay que tener presente que hasta después de su actualización, un asiento no entrará en vigor. Después de actualizado un asiento, si dispone de gestión contable, deberá efectuar el TRASPASO DE ASIENTOS.

Alta, modificación, consulta y baja de asientos de gasto por cuenta de un propietario.

No es en absoluto recomendable efectuar altas, bajas o modificaciones de gastos, debiéndose introducir cualquier variación por MOVIMIENTOS DE CAJA. Para ello pasaremos un contraasiento idéntico al erróneo pero por un importe de signo contrario y, seguidamente, daremos de alta el asiento correcto. Posteriormente, daremos de baja por MANTENIMIENTO DE GASTOS tanto el asiento equivocado como su contraasiento.

Alta, modificación, consulta y baja de asientos de recibos por cuenta de un propietario.

No se deben dar de alta, baja ni modificar los recibos por este punto. Deberemos proceder según se explica en MANTENIMIENTO DE GASTOS.

Listado de los gastos, recibos y saldos de las diferentes liquidaciones.

Opción para listar los pagos pendientes a industriales y preparar los documentos de pago de los mismos.

Emisión de documentos de pago a industriales, propietarios y part¡cipes. Se puede obtener un resumen de los pagos a efectos de verificación o el documento como tal. Los talones se emitirán según el texto indicado en DEFINICIÓN DE FORMAS DE PAGO, pudiendo ser por tanto carta con talón al pie. Como documento de pago de las transferencias y efectivos se emite una remesa de los mismos.

Para obtener por TRASPASO TRANSFERENCIAS A DISKETTE el soporte para ingresar al banco, se debe contabilizar previamente.


4 LIQUIDACIONES

Emisión de las liquidaciones a propietarios y part¡cipes, así como de las facturas de honorarios y todos los documentos informativos que se les puede entregar. También se incluye la gestión del I.V.A. y de resultados de los propietarios.

Fijación de los importes cobrados y gastos efectuados por cuenta de los propietarios y cálculo de los honorarios, I.V.A., retenciones diversas y cargos automáticos. Es imprescindible preparar una liquidación para poderla emitir. Se puede preparar una liquidación tantas veces como sea preciso.

Proceso de emisión de todos y cada uno de los formatos informativos al propietario y part¡cipes. Además también se obtienen las facturas de honorarios y un resumen para el libro registro de I.V.A. del administrador, caso de no tener la gestión contable; si dispone de gestión contable, lo podrá obtener también por LIBROS REGISTRO DE I.V.A..

En la liquidación aparecerán los asientos con el I.V.A. aparte siempre que al propietario no se le lleve la gestión del impuesto. En MANTENIMIENTO DE LIQUIDACIONES se puede definir si se desea el detalle de los recibos pendientes de cobro o no. Un recibo cobrado aparecerá siempre aunque el departamento esté desalquilado o de baja. El saldo anterior y su pago pueden aparecer siempre o sólo cuando no se haya pagado según se especifique en PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN.

Cierre de liquidaciones y generación de los pagos de saldo a propietarios y part¡cipes. Los documentos de pago se emitirán y contabilizarán posteriormente por EMISIÓN DE PAGOS.

Se pueden generar los pagos independientemente del cierre de la liquidación pero siempre se deberá solicitar la generación antes del cierre.

Caso que a una propiedad se le entregue el saldo con una periodicidad inferior a la de liquidación, se podrá optar por pasar el pago como una entrega a cuenta por MOVIMIENTOS DE CAJA o preparando una liquidación y generando el pago aunque sin emitir necesariamente ni cerrar nunca la liquidación hasta que corresponda por período de liquidación. En este caso se indicará no anular saldos liquidados en PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN.

Si a una propiedad se entrega el saldo con una periodicidad superior a la de liquidación, se procesará la liquidación normalmente generando incluso el pago pero no se deberá contabilizar el pago del saldo hasta que corresponda.

Si a una propiedad se le entrega el saldo sin ninguna periodicidad establecida, se deberá definir una forma de pago manual (véase DEFINICIÓN DE FORMAS DE PAGO) para esta propiedad y pasar los cargos por MOVIMIENTOS DE CAJA.

4 DECLARACIONES FISCALES

Obtención de los libros registro de I.V.A. de las propiedades, de los impresos de ingreso y resumen anual, de su cuenta de explotación anual, de la declaración anual de operaciones y del certificado de retenciones.


Relación de los gastos con I.V.A. repercutido que ha soportado la propiedad en el período. El formato es registrable al seguir las normas establecidas en el reglamento del impuesto actualmente en vigor.

Relación de las facturas emitidas por la propiedad en el período. El formato es registrable al seguir las normas establecidas en el reglamento del impuesto actualmente en vigor.

Las viviendas aparecerán en el libro si se ha seleccionado en MANTENIMIENTO DE PROPIETARIOS.

Resumen o declaración del I.V.A. del período. Los importes pueden no coincidir con los de los libros registro puesto que éstos se emiten por períodos mientras que la declaración incluye todos los gastos y cobros anteriores a la fecha de cierre que estén como pendientes de liquidar el impuesto.

Si un período ya está cerrado, se podrá reeditar el impreso antes del cierre del ejercicio solicitándolo a la misma fecha de expedición. No se podrá en ningún caso modificar los datos de un período ya cerrado.

Si se da de alta una propiedad cuya última declaración de I.V.A. resultó a compensar, se deberá generar el impreso del último período creando por MANTENIMIENTO DE GASTOS un pago con una fecha adecuada con la cuota necesaria para que la declaración resulte por el importe a compensar requerido. Debe tenerse presente la prorrata que se aplica al I.V.A. soportado para calcular la cuota que debemos introducir.

Según el reglamento actual, la prorrata del impuesto se deberá regularizar sólo a final de ejercicio. Si se regulariza, se recalculará el I.V.A. deducible de todo el ejercicio en función del I.V.A. soportado y del diferencial de prorratas.

Borrado de aquellos registros declarados. Se debe haber emitido forzosamente la declaración para poder cerrar el período.

Consulta y, ocasionalmente, modificación de las declaraciones de I.V.A. realizadas.

Resumen o declaración del ejercicio de I.V.A. de las propiedades.

Relación de ingresos y gastos del propietario a efectos de su declaración de renta.

Relación de inquilinos e industriales cuyo monto de operaciones por el ejercicio supere un importe dado. Actualmente el mínimo obligado de la declaración es de 3.005'06 euros.

Relación de retenciones sufridas por los propietarios. Este documento puede sustituir el certificado que debe expedir el retenedor.

Finalización del ejercicio impositivo. Posteriormente no se podrán reeditar las declaraciones del período. No es necesario haber emitido las declaraciones para cerrar el ejercicio.

Puesta a cero de los contadores de factura emitida y recibida de los propietarios. No es imprescindible poner a cero los números de factura en el cambio de ejercicio aunque es una práctica habitual.


UTILIDADES GESTIÓN VERTICAL

Procesos diversos para facilitar el manejo de la gestión.

Borrado físico de las fichas de propietarios, liquidaciones, departamentos y todas las a ellas asociadas. Debe haberse marcado previamente como baja en el proceso de mantenimiento correspondiente la ficha que se desee eliminar.

Borrado físico de los cobros y pagos anteriores a una fecha que se hallen liquidados al propietario, liquidados de I.V.A. y liquidados de I.R.P.F. además de estar cobrados en su totalidad en el caso de los recibos y pagados al industrial en el caso de los gastos.

Cambio del número de cualquier ficha de propietario, liquidación o departamento. Se cambia el código de la ficha y el de todos los movimientos a ella asignados. Por este proceso se pueden asignar departamentos o liquidaciones a otra liquidación o propietario, respectivamente.

Anulación de un aumentos efectuado a una fecha por un determinado concepto a todos o un grupo de departamentos.

Los aumentos no se deben haber aplicado todavía. Si ya se ha preparado el recibo, se deberá anular la preparación, decrementar el concepto erróneo por AUMENTOS AUTOMÁTICOS y volver a preparar el recibo. Si ya se ha contabilizado el recibo, la mejor solución es la compensación en el siguiente recibo.

ESQUEMA RECIBOS
AUMENTOS AUTOMÁTICOS CIRCULARES POR NOTIFICACIÓN RELACIÓN DE VARIACIONES PREPARACIÓN DE RECIBOS EMISIÓN DE RECIBOS TRASPASO RECIBOS A DISKETTE
ESQUEMA CAJA
MOVIMIENTOS DE CAJA DIARIO DE CAJA ACTUALIZACIÓN DE MOVIMIENTOS TRASPASO DE ASIENTOS RELACIÓN DE VENCIMIENTOS BORRADO DE LIQUIDACIONES EMISIÓN DE PAGOS SALDO DE FINCAS CIRCULARES POR REC.PDTES.
ESQUEMA LIQUIDACIONES
PREPARACIÓN DE LIQUIDACIONES EMISIÓN DE LIQUIDACIONES BORRADO DE LIQUIDACIONES TRASPASO DE ASIENTOS EMISIÓN DE PAGOS LIBRO REGISTRO DE GASTOS LIBRO REGISTRO DE RECIBOS DECLARACIÓN I.V.A. (300) CIERRE PERÍODO I.V.A. TRASPASO DE ASIENTOS RESUMEN ANUAL I.V.A. (390) CUENTA DE EXPLOTACIÓN DECL. ANUAL DE OPER. (347) CERTIFICADO DE RETENCIONES CIERRE EJERCICIO FISCAL APERTURA EJERCICIO
MOVIMIENTOS CONTABLES GESTIÓN VERTICAL
Operación Debe Haber Valor movimiento
Cobro recibo 57x 551 Importe total cobrado
551 759 Importe no liquidable
 
Cobro remesa 57x 551 Importe total cobrado
551 759 Importe no liquidable
 
Devolución recibo 551 57x Importe total recibo
759 551 Importe no liquidable
 
Pago al propietario 43x 57x Importe entregado
(excepto honorarios y suplidos)
 
Factura 551 410x Importe neto factura
(excepto honorarios y suplidos)
 
Pago factura 410x 57x Importe neto factura - comisión
410x 754 Comisión
 
Liquidación propiedad 551 43x Total cobrado por cuenta propiedad
43x 551 Total pagado por cuenta propiedad
43x 705 Honorarios y suplidos cargados
43x 477 Cuota I.V.A.
473 43x Retención honorarios
 
Pago liquidación 43x 57x Saldo liquidación
 
Declaración I.V.A. 43x 552 Resultado período

Cuenta Descripción Definida en
410x Industrial
43x Propietario
473 I.R.P.F. despacho
477 I.V.A. despacho
551 Movim. pendientes liquidar
552 I.V.A. terceros
57x Tesorería
705 Ingresos honorarios
754 Ingresos por comisiones
759 Ingresos no liquidables

CIRCULARES

Composición de los diferentes textos para emisión de circulares o cartas de cualquier tipo.

Impresión de cualquier texto con posibilidad de imprimir la fecha de expedición como variante.

Emisión de circulares con posibilidad de imprimir la fecha y el membrete del destinatario como variantes.

Emisión de circulares por notificación de aumentos con posibilidad de imprimir la fecha, el membrete del destinatario y los datos del aumento como variantes.

Emisión de circulares por reclamación de deudas con posibilidad de imprimir la fecha, el membrete del destinatario y el detalle de la deuda.


UTILIDADES APLICACIÓN

Definición de todas y cada una de las opciones que presta la aplicación para personalizarla según las preferencias de cada usuario.

Creación de los diferentes operadores de la aplicación, sus palabras de acceso y los puntos a los que no podrá acceder.

Definición de las diferentes formas y subtipos de cobro que se pueden producir en el despacho.

Para el tratamiento de los recibos en soporte magnético, se deberá crear una sola remesa por cada cuenta de ingreso.

Definición de las diferentes formas y subtipos de pago que efectúe el despacho.

Definición de los tipos de I.V.A. tanto soportado como deducible con que operamos.

Cuando se cambie un tipo de I.V.A. se deberá crear un nuevo código para él, dejando inalterado el anterior.

Creación de las diferentes secciones en que se divide la contabilidad del despacho.

Es imprescindible crear como mínimo una sección.

Proceso por el que obtenemos un diskette para entregar al banco los recibos en soporte magnético.

Se debe ejecutar esta opción después de proceder con la contabilización de todos los recibos de todas las gestiones.

Caso que el diskette resultara defectuoso o el banco lo devolviera por no poderlo leer, siempre se puede reeditar cualquier diskette mediante la opción de traspaso. Antes de enviar cualquier diskette al banco es muy recomendable ejecutar la opción de verificación en este mismo proceso.

Proceso por el que obtenemos un diskette para entregar al banco las transferencias en soporte magnético.

Se debe ejecutar esta opción después de proceder con la contabilización de todas las transferencias de todas las gestiones.

Caso que el diskette resultara defectuoso o el banco lo devolviera por no poderlo leer, siempre se puede reeditar cualquier diskette mediante la opción de traspaso. Antes de enviar cualquier diskette al banco es muy recomendable ejecutar la opción de verificación en este mismo proceso.


PUESTA EN MARCHA DE LA APLICACIÓN

Si disponemos de gestión contable, deberemos antes de nada crear las cuentas necesarias para nuestra empresa antes de empezar a definir los demás parámetros.

Después de ver las teclas que podemos utilizar, accederemos al punto 'UTILIDADES DE LA APLICACIÓN' como primer paso para empezar a trabajar. A continuación procederemos con los 'PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN', indicando cómo trabajaremos en general con la aplicación. Posteriormente siempre podremos modificar aquellos parámetros que sea necesario.

Para finalizar, efectuaremos la 'DEFINICIÓN DE FORMAS DE COBRO', la 'DEFINICIÓN DE FORMAS DE PAGO', la 'DEFINICIÓN DE TIPOS DE I.V.A.' y la 'DEFINICIÓN DE SECCIONES'. La 'DEFINICIÓN DE OPERADORES', de ser necesaria, es aconsejable dejarla para más adelante cuando el instalador conozca suficientemente la aplicación para asignar las tareas a cada operador.

Como continuación, accederemos al 'TRATAMIENTO DE TABLAS' de cada una de las gestiones. Definiremos todos los valores posibles, tomando en consideración las anotaciones que para cada tabla se comentan en su manual. Es imprescindible que los conceptos definidos en 'UTILIDADES DE LA APLICACIÓN' en el anterior paso, sean creados en este momento.

Después de definir las tablas, podremos empezar a crear las fichas básicas de la gestión en 'TRATAMIENTO DE FICHEROS', que será el último paso previo al uso normal de la gestión.

Todos estos pasos anteriores se deben estudiar antes de empezar a trabajarlos puesto que de ello dependerá que el trabajo diario con la aplicación sea cómodo, seguro y ágil. No plantear sosegadamente estos pasos ni estudiar sus implicaciones puede suponer un mayor trabajo posterior para analizar y rectificar los errores cometidos.


GESTIÓN HORIZONTAL
La gestión de horizontal consta de los puntos:
TRATAMIENTO DE FICHEROS
Proceso de definición de todos los datos correspondientes a la gestión así como de las tablas que se utilizarán en diferentes procesos posteriores.

1 TRATAMIENTO DE TABLAS

Definición de las tablas necesarias para una mayor agilidad y claridad en la introducción de los datos y en su clasificación posterior.

Conceptos que se utilizarán en la entrada de gastos. Esta tabla es común con la de gestión vertical. Se recomienda utilizar conceptos genéricos, evitando la inclusión de fechas, períodos y referencias a clientes para optimizar el tamaño de la tabla y evitar errores y duplicidades.

Códigos y nombres de los bancos a efectos de introducción de C.C.C. (código cuenta cliente). Se deben utilizar los códigos asignados por el Consejo superior Bancario, puesto que en caso contrario los C.C.C. serían incorrectos y se originaría la devolución de los cargos.

Conceptos que se utilizarán en la entrada de cargos a los copropietarios. Se recomienda utilizar conceptos genéricos, evitando la inclusión de fechas, períodos y referencias a departamentos para optimizar el tamaño de la tabla y evitar errores y duplicidades.

Industriales o proveedores a efectos de poder controlar los pagos a efectuar correspondientes a facturas recibidas. Esta tabla es común a las gestiones de vertical, horizontal y expedientes.

Listado de todas las tablas definibles en gestión horizontal.

Alta, modificación, consulta y baja de fichas de fincas horizontal. Las fincas con varias escaleras se pueden tratar como fincas independientes para cada comunidad o como macrocomunidad.

Alta, modificación, consulta y baja de fichas de departamentos en horizontal. En este proceso sólo se indicarán los datos del departamento y copropietario, debiéndose introducir después en MANTENIMIENTO DE RECIBOS o por AUMENTOS AUTOMÁTICOS los cargos del recibo.

Cuando se venda un departamento, se procederá a marcarlo como baja y a dar de alta nuevamente el piso con el mismo código a efectos de poder obtener después una liquidación del ejercicio real y exacta.

Alta, modificación, consulta y baja de liquidaciones y columnas de reparto. Las diferentes liquidaciones en macrocomunidades son necesarias para agrupar las formas de reparto de una forma inteligible. En las fincas normales sólo se puede definir una liquidación y hasta 7 columnas de reparto. Cualquier columna puede ser por coeficiente o por partes iguales.

Alta, modificación, consulta y baja de los coeficientes de reparto de cada copropietario en cada columna. Debe ponerse especial cuidado en que la suma de coeficientes y la base indicada en DEFINICIÓN DE COLUMNAS sean coincidentes.

Para entrar más cómodamente los coeficientes, después de crear las liquidaciones, columnas y sus bases por DEFINICIÓN DE COLUMNAS, se pueden generar automáticamente los repartos por UTILIDADES PARA COEFICIENTES.

Determinación de las columnas por que se repartirán normalmente los gastos en cada una de las liquidaciones. Es altamente aconsejable definir el máximo de conceptos con el fin de facilitar la entrada posterior de los gastos y eliminar posibles errores del operador de caja.

El concepto de honorarios definido en PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN debe tener asignada la columna por la que se cargará a no ser que se desee generar un cargo particular por honorarios a cada copropietario.

Incremento de los honorarios a cargar a cada departamento. Se pueden repartir por cualquier columna, independientemente de la forma de reparto asignada para los honorarios en DEFINICIÓN DE GASTOS POR FINCA.

8 LISTADOS DE FICHEROS

Listados de los diferentes ficheros definidos en TRATAMIENTO DE FICHEROS.

Listados básicos de fichas.


RECIBOS
Definición, variación, repercusiones y emisión de recibos.

1 MANTENIMIENTO DE RECIBOS

Alta, modificación, consulta y baja de conceptos de recibo. Ha de tenerse muy presente que los datos que aparecen son los correspondientes al último recibo preparado. Si se desea visualizar cómo aparecerá el próximo recibo, debemos solicitar un avance de PREPARACIÓN DE RECIBOS.

Se recomienda no utilizar este punto para la variación de recibos puesto que no quedará constancia del cambio producido. Para ello, remítase siempre a AUMENTOS AUTOMÁTICOS.

2 AUMENTOS AUTOMÁTICOS

Procesos de variación de cualquier concepto de recibo siguiendo diversas modalidades según la naturaleza del aumento.

Todos los aumentos se pueden aplicar a una fecha valor y de forma indefinida o un número determinado de veces.

Mediante la opción de notificación cada aumento se relaciona con un texto a efectos de comunicar al copropietario la variación. La carta se emitirá posteriormente por CIRCULARES POR NOTIFICACIÓN.

Variación en importe o porcentaje de un concepto a todo un grupo de departamentos con posibilidad de reparto según columna y exclusiones automáticas y manuales.

Alta, modificación, consulta y baja de los recibos de I.B.I. pendientes de cargar a los copropietarios.

Cargo a los diferentes copropietarios del último recibo entrado por ENTRADA DE RECIBOS I.B.I..

Alta, modificación, consulta y baja de los importes que por consumos del copropietario corresponda aplicar.

También se puede utilizar este punto para introducir todo tipo de aumentos y se recomienda su uso cuando se deba incrementar a un grupo de copropietarios por un concepto unos importes que no guarden ninguna relación entre sí.

Listado de todos los aumentos que entrarán en vigor entre unas fechas determinadas.

Es recomendable emitirlo antes de efectuar la PREPARACIÓN DE RECIBOS para verificar si todos los aumentos son correctos y han sido notificados.

Cálculo de los recibos y aplicación de los aumentos pendientes a todos los departamentos. Es imprescindible ejecutar la preparación para poder emitir los recibos. Se pueden preparar tantas veces como sea necesario.

No se puede preparar dos recibos de un mismo departamento con el mismo número de emisión. Se aconseja usar los números de emisión 1 a 12 para las emisiones normales de cada mes y los superiores para emisiones especiales. Para éstas, normalmente se usará el número del mes sumándole 20, 40 ó más según el tipo de concepto que facturemos. Cuando el volumen de emisiones es muy alto, se puede usar como número el de la semana de la emisión.

Es recomendable emitir primeramente un avance de la preparación para comprobar que los recibos y conceptos que se preparan son los correctos. Se recomienda igualmente el uso de la opción resumen por concepto conjuntamente con la RELACIÓN DE VARIACIONES a efectos de un más ágil cotejo con el avance del mes anterior.

Emisión de los recibos a pasar al cobro, de sus copias para archivo, de las remesas de cobro y la contabilización de los recibos. La contabilización será siempre el último de los tres procesos, pudiéndose por contra, emitir antes la remesa que los recibos.

Antes de proceder al TRASPASO RECIBOS A DISKETTE se debe haber ejecutado la opción contabilización.

Para los recibos en soporte magnético es altamente aconsejable emitir copia en papel para prevenir el posible extravío del documento bancario.

Los documentos de pago de los saldos anteriores a favor de los copropietarios no se podrán emitir hasta que no se haya contabilizado el recibo correspondiente.


MOVIMIENTOS DIARIOS
Procesos destinados al mantenimiento diario de la contabilidad de las comunidades y a su control.

Procedimiento para introducir cualquier movimiento, tanto de cobro como de pago por cuenta de una comunidad. Al igual que en aumentos automáticos, a cada asiento de caja se le asigna un fecha de valoración, pudiéndose así realizar cualquier previsión de movimiento.

Listado de los asientos entre dos fechas. Es recomendable archivar los diarios de caja.

Validación de los asientos de entre dos fechas. Hay que tener presente que hasta después de su actualización, un asiento no entrará en vigor. Después de actualizado un asiento, si dispone de gestión contable, deberá efectuar el TRASPASO DE ASIENTOS.

Alta, modificación, consulta y baja de asientos de gasto por cuenta de una comunidad.

No es en absoluto recomendable efectuar altas, bajas o modificaciones de gastos, debiéndose introducir cualquier variación por MOVIMIENTOS DE CAJA. Para ello pasaremos un contraasiento idéntico al erróneo pero por un importe de signo contrario y, seguidamente, daremos de alta el asiento correcto. Posteriormente, daremos de baja por MANTENIMIENTO DE GASTOS tanto el asiento equivocado como su contraasiento.

Alta, modificación, consulta y baja de asientos de recibos por cuenta de una comunidad.

No se deben dar de alta, baja ni modificar los recibos por este punto. Deberemos proceder según se explica en MANTENIMIENTO DE GASTOS.

Listado de los gastos, recibos y saldos de las diferentes comunidades.

Opción para listar los pagos pendientes a industriales y preparar los documentos de pago de los mismos.

Emisión de documentos de pago a industriales y copropietarios. Se puede obtener un resumen de los pagos a efectos de verificación o el documento como tal. Los talones se emitirán según el texto indicado en DEFINICIÓN DE FORMAS DE PAGO, pudiendo ser por tanto carta con talón al pie. Como documento de pago de las transferencias y efectivos se emite una remesa de los mismos.


LIQUIDACIONES
Emisión de las liquidaciones a comunidades y copropietarios, así como de las facturas de honorarios y todos los documentos informativos que se les puede entregar. También se incluye la gestión de las retenciones de I.R.P.F. y los presupuestos.

1 FACTURAS DE HONORARIOS

Resumen, preparación, emisión y contabilización de las facturas por honorarios de gestión de las comunidades.

La factura de honorarios siempre se obtendrá en forma de recibo-factura independientemente de lo seleccionado en PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN. En el documento se agruparán tanto los honorarios automáticos como todos aquellos honorarios pasados por MOVIMIENTOS DE CAJA en un sólo epígrafe de honorarios; además se acumularán los conceptos de suplidos en otro epígrafe y se calculará sobre ambos el I.V.A. y la retención que corresponda.

Fijación de los importes cobrados y gastos efectuados por cuenta de las comunidades. Es imprescindible preparar una liquidación para poderla emitir. Se puede preparar una liquidación tantas veces como sea preciso.

Proceso de emisión de todos y cada uno de los formatos informativos a la comunidad y copropietarios.

En la liquidación general (de gastos) se pueden detallar todos los gastos o resumir en una sola partida todos los cargados por un mismo concepto. Tanto en la liquidación general como en la particular se pueden relacionar los recibos pendientes de cobro.

Con posterioridad a la preparación de una liquidación se puede continuar cobrando y devolviendo recibos del período liquidado. En el momento de proceder con el BORRADO DE LIQUIDACIONES se tendrá en cuenta esta circunstancia y estos cambios respecto de la liquidación se compensarán en la liquidación del ejercicio siguiente.

Cierre de liquidaciones y anotación de los saldos anteriores en la ficha de los copropietarios y en sus recibos. Se puede variar la gestión del saldo directamente desde este punto sin tener que acceder a MANTENIMIENTO DE FINCAS.

Se recomienda que el cierre de una liquidación no se efectúe hasta haber celebrado la reunión con los propietarios y éstos hayan aprobado el estado de cuentas, el presupuesto del siguiente ejercicio y acordado lo procedente sobre el destino del saldo final de año.

5 GESTIÓN I.R.P.F.

Obtención de los impresos de ingreso y resumen anual de las retenciones practicadas por las comunidades.

Resumen o declaración de los importes retenidos a cuenta del I.R.P.F. del período. Se incluirán todas las retenciones practicadas con anterioridad a la fecha de emisión del impreso que consten como pendientes de liquidar en la ficha de MANTENIMIENTO DE GASTOS.

Si un período ya está cerrado, se podrá reeditar el impreso antes del cierre del ejercicio solicitándolo a la misma fecha de expedición. No se podrá en ningún caso modificar los datos de un período ya cerrado.

Borrado de aquellos registros declarados. Se debe haber emitido forzosamente la declaración para poder cerrar el período.

Resumen o declaración del ejercicio de retenciones de las comunidades.

La relación es en formato libre puesto que el impreso oficial 190 se suministra en 2 paquetes diferentes. Se deberán pasar los datos después al impreso.

6 PRESUPUESTOS

Entrada de variaciones, obtención de los diferentes formatos de presupuesto, reparto de las cantidades presupuestadas y anotación de las provisiones de fondos calculadas.

Cualquier formato de presupuesto se deberá solicitar con fecha del último día del período cerrado. Así, si se desea presupuestar el período 1/1/1994 al 31/12/1994, se solicitarán los presupuestos con fecha 31/12/1993 por ser esta la que corresponde al final del ejercicio cerrado.

La emisión de los presupuestos es independiente del borrado de las liquidaciones.

Entrada de los cambios a introducir en los gastos del actual ejercicio para presupuestar el siguiente. Se pueden presupuestar los gastos según la columna por la que han sido cargados, por el concepto de cargo o bien por columna y concepto simultáneamente. También se puede definir una variación por defecto que tomarán todas aquellas partidas que no se presupuesten expresamente. Todos los cargos, tanto generales como particulares, se pueden presupuestar.

Para entrar el presupuesto, es aconsejable hacerlo con el resumen de gastos obtenido por EMISIÓN DE LIQUIDACIONES en la mano.

Cálculo de los gastos presupuestados para el ejercicio según las variaciones introducidas y cálculo de la provisión de fondos resultante.

En el cálculo de la provisión de fondos interviene el monto de los gastos presupuestados para el departamento y la deducción por la provisión de fondos ya girada en el ejercicio presupuestado. Se pueden presupuestar simultáneamente la provisión de fondos de los gastos generales de la comunidad y la provisión de fondos por los gastos particulares del copropietario.

Obtención de los presupuestos resumen, comparativo, general de gastos y detallado de gastos de la comunidad.

Cierre del presupuesto del ejercicio y asignación de la provisión de fondos calculada.

Consulta y modificación del último presupuesto borrado de la comunidad. Sólo afecta al presupuesto comparativo del ejercicio siguiente.

Obtención de libros de actas legalizables, convocatorias de reunión y actas de las mismas.


UTILIDADES GESTIÓN HORIZONTAL
Procesos diversos para facilitar el manejo de la gestión.

Borrado físico de las fichas de comunidades, copropietarios y todas las a ellas asociadas. Debe haberse marcado previamente como baja en el proceso de mantenimiento correspondiente la ficha que se desee eliminar.

Borrado físico de los cobros y pagos anteriores a una fecha que se hallen liquidados a la comunidad y liquidados de retenciones de I.R.P.F. además de estar cobrados en su totalidad en el caso de los recibos y pagados al industrial en el caso de los gastos.

Procesos para copiar columnas, eliminar columnas, convertir a base 100, repetir coeficientes y generar columnas de partes iguales.

Es imprescindible que las columnas a tratar están definidas con la base correcta en DEFINICIÓN DE COLUMNAS.

Es muy útil que el operador encargado de dar de alta las comunidades practique con las diferentes opciones a fin de coger soltura y seguridad en su manejo puesto que ello repercutirá en gran manera en la rapidez con que después podrá procesar los coeficientes.

Anulación de un aumentos efectuado a una fecha por un determinado concepto a todos o un grupo de departamentos.

Los aumentos no se deben haber aplicado todavía. Si ya se ha preparado el recibo, se deberá anular la preparación, decrementar el concepto erróneo por AUMENTOS AUTOMÁTICOS y volver a preparar el recibo. Si ya se ha contabilizado el recibo, la mejor solución es la compensación en el siguiente recibo.


ESQUEMA RECIBOS
AUMENTOS AUTOMÁTICOS CIRCULARES POR NOTIFICACIÓN RELACIÓN DE VARIACIONES PREPARACIÓN DE RECIBOS EMISIÓN DE PAGOS EMISIÓN DE RECIBOS TRASPASO RECIBOS A DISKETTE
ESQUEMA CAJA
MOVIMIENTOS DE CAJA DIARIO DE CAJA ACTUALIZACIÓN DE MOVIMIENTOS TRASPASO DE ASIENTOS RELACIÓN DE VENCIMIENTOS PREPARACIÓN DE RECIBOS EMISIÓN DE PAGOS SALDO DE FINCAS CIRCULARES POR REC.PDTES.
ESQUEMA LIQUIDACIONES
FACTURAS DE HONORARIOS TRASPASO DE ASIENTOS PREPARACIÓN DE LIQUIDACIONES EMISIÓN DE LIQUIDACIONES BORRADO DE LIQUIDACIONES TRASPASO DE ASIENTOS DECLARACIÓN DE RETENCIONES (110) CIERRE PERÍODO I.R.P.F. TRASPASO DE ASIENTOS RESUMEN ANUAL DE RET. (190) DEFINICIÓN DE PRESUPUESTOS PREPARACIÓN DE PRESUPUESTOS EMISIÓN DE PRESUPUESTOS ACTUALIZACIÓN PRESUPUESTOS
MOVIMIENTOS CONTABLES GESTIÓN HORIZONTAL
Operación Debe Haber Valor movimiento
Cobro recibo 57x 551 Importe total cobrado
551 759 Importe no liquidable
 
Cobro remesa 57x 551 Importe total cobrado
551 759 Importe no liquidable
 
Devolución recibo 551 57x Importe total recibo
759 551 Importe no liquidable
 
Factura 551 410x Importe neto factura
(excepto honorarios y suplidos)
 
Pago factura 410x 57x Importe neto factura - comisión
410x 754 Comisión
 
Honorarios 551 705 Importe honorarios
551 477 Cuota I.V.A.
473 551 Retención honorarios
 
Declaración I.R.P.F. 551 553 Total retenido
 
Liquidación comunidad 551 43x Total cobrado
43x 551 Total pagado

Cuenta Descripción Definida en
410x Industrial
43x Comunidad
473 I.R.P.F. despacho
477 I.V.A. despacho
551 Movim. pendientes liquidar
553 I.R.P.F. terceros
57x Tesorería
705 Ingresos honorarios
754 Ingresos por comisiones
759 Ingresos no liquidables